Conheça os detalhes das funções do síndico e da administradora

Muitas vezes, os condôminos confundem as atribuições do síndico e da administradora do condomínio, exigindo atitudes ou procedimentos que não cabem aos mesmos. A falta de conhecimento dos moradores sobre as atribuições de cada um faz com que algumas questões sejam tratadas de forma equivocada, causando demora na solução dos problemas.

As Atribuições do Síndico

• Exercer a gestão interna do condomínio referente a vigilância, moralidade e segurança, podendo contratar uma administradora para auxiliá-lo nessa função;

• Selecionar, admitir e demitir funcionários fixando-lhes os salários de acordo com a verba do orçamento do ano, respeitando o piso salarial da categoria, com data-base em outubro de cada ano;

• Escolher empresas prestadoras de serviços ou terceiros para execução das obras que interessem ao condomínio;

• Convocar as assembleias gerais dos condôminos;

• Representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

• Dar imediato conhecimento à assembléia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

• Cumprir e fazer cumprir a Convenção, o Regimento Interno e as determinações das assembléias; 

• Diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns além de zelar pela prestação dos serviços que interessem ao Condomínio;

• Elaborar a previsão orçamentária de cada período;

• Cobrar e arrecadar dos condôminos as suas contribuições (quotas partes, despesas ordinárias, extraordinárias e fundos);

• Prestar contas na assembléia geral ordinária do condomínio;

• Guardar toda documentação administrativa, bancária, técnica, fiscal, previdenciária e trabalhista;

• Contratar seguro de toda a edificação contra o risco de incêndio ou destruição total ou parcial;

• Aplicar e cobrar as multas estabelecidas na lei, na Convenção ou Regimento Interno.

As Atribuições da Administradora:

GESTÃO ADMINISTRATIVA

1. Gerenciamento dos arquivos documentais.

2. Controle do cadastro de proprietários. 

3. Atendimento (pessoal/telefônico) de condôminos com fornecimento de informações, soluções de problemas, etc..

4. Disponibilização de banco de dados na INTERNET (serviço cobrado à parte).

5. Controle dos mandatos do Corpo Diretivo – Síndico e Conselho Consultivo.

6. Serviço de malote para a retirada e entrega de correspondência no próprio Condomínio.

7. Assessoria às reuniões do Corpo Diretivo (quando realizadas fora do horário de expediente da empresa será cobrada à parte). 

8. Emissão e distribuição de cartas, circulares, editais de convocação e atas das Assembléias Gerais.

9. Presença nas Assembléias (qualificação e controle das presenças, esclarecimento de dúvidas e redação das respectivas atas).

10. Transcrição das atas no Livro próprio e registro no Cartório de Títulos e Documentos

11. Coleta de orçamentos de obras e serviços que se fizerem necessários

12. Atendimento a fornecedores de materiais e serviços

13. Elaboração das planilhas de concorrência e acompanhamento financeiro das obras e serviços

14. Gerenciamento do seguro de incêndio (obrigatório) e de responsabilidade civil (controle do vencimento da apólice, coleta das propostas para a renovação, análise e encaminhamento das mesmas ao Síndico para a deliberação) .

15. Acompanhamento da liqüidação de sinistros. 

16. Gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança, levando-se em conta as normas do Corpo de Bombeiros, a legislação municipal (CONTRU) e as normas técnicas da ABNT, a saber: 

a) validade e renovação do AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros
b) Certificado de Manutenção emitido pelo CONTRU (edifícios comerciais)
c) vencimento das cargas dos extintores de incêndio;
d) testes hidrostáticos dos extintores
e) hidrantes e registro de recalque do Corpo de Bombeiros
f) formação e treinamento da brigada de prevenção e combate à incêndio 
g) sinalização de segurança 
h) sistema de alarme
i) sistema de iluminação de emergência
j) grupo gerador de energia elétrica 
k) sistema de detecção de fumaça
l) portas corta-fogo
m) corrimãos
n) escada de emergência e rotas de fuga
o) sistema de pára-raios (medição ôhmica e abrangência do sistema)
p) instalações elétricas e controle de demanda das cargas instaladas
q) sistema de sprinklers
r) aplicação da legislação municipal referente aos deficientes físicos (Lei Municipal nº 11345/93)

17. Controle/emissão de gráficos referente aos consumos de água/esgotos, de energia elétrica e de gás (são anexados às pastas mensais de prestações de contas).

18. Administração de locações de espaços/áreas comuns do edifício (lajes de cobertura, fachadas, etc.) – serviço cobrado à parte na base de 5% da receita auferida pelo Condomínio.

19. Controle e atualização do CNPJ do Condomínio. Eventual regularização decorrente de problemas incidentes em gestão anterior a nossa, será cobrada à parte, com preço submetido à prévia concordância do Síndico. 

20. Gestão dos contratos de conservação e de manutenção:
a) elevadores 
b) porteiros eletrônicos
c) centrais telefônicas
d) antenas coletivas
e) áreas ajardinadas
f) portões automáticos
g) conjunto moto-bombas
h) aquecimento central
i) ar condicionado central

21. Gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados:
a) serviços de vigilância patrimonial
b) monitoramento de segurança 24 horas e sistema de proteção perimetral
c) serviços de limpeza 
d) serviços de portaria

22. Vistoria técnica periódica nas instalações e áreas comuns com emissão de relatórios, ilustrado com fotos quando for necessário (serviço terceirizado e cobrado em separado). 
23. Assessoria nas áreas de engenharia, arquitetura, paisagismo e decoração. Como essa assessoria é terceirizada, a elaboração de projetos ficará sujeira à provação prévia do respectivo orçamento. 

24. Controle dos acessos (emissão de crachás, livros de anotações, etc.).

25. Controle da manutenção das áreas de recreação: salão de festas, salão de jogos, piscinas, salão de ginástica, home theater, quadras poliesportivas, pistas de corrida, etc. 

26. Controle e cobrança dos alugueis pelo uso do salão de festas, de churrasqueira, gazebo, etc.

27. Diligências junto à concessionárias de serviços públicos, cartórios e repartições públicas para obtenção de parcelamentos, certidões, etc. – serviço cobrado à parte com base no Referencial da AABIC.

GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

1. Recrutamento de funcionários

2. Seleção de funcionários com pesquisa cadastral

3. Admissão e procedimentos de registro

4. Contrato de experiência.

5. Treinamento de funcionários - interno e externo – com realização de cursos, palestras, etc.

6. Atualização das fichas de registro dos funcionários

7. Atualização das carteiras profissionais

8. Preenchimento de declarações para fins de concessão de aposentadoria 

9. Preenchimento da Relação de Salários Contribuição para fins de concessão de benefícios

10. Preenchimento de Atestado de Afastamento do Trabalho para fins de concessão de auxílio doença

11. Preenchimento da CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho para fins de concessão de auxílio acidente. 

12. Formalização de advertências disciplinares

13. CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

14. Confecção/atualização do quadro de horário de trabalho 

15. Escala de revezamento e de férias – elaboração e controle

16. Salário-família – controle/concessão 

17. Controle das horas extraordinárias com elaboração de crachá de ponto e controle do sistema de ponto-eletrônico 

18. Elaboração da folha de pagamento

19. Emissão dos comprovantes de pagamento dos salários

20. Controle dos cartões salários para saque em quiosques 24 horas

21. Elaboração da folha de pagamento do 13º salário

22. Elaboração e recolhimento das guias de INSS (GPS)

23. Obtenção de CND – Certidão Negativa de Débitos com INSS

24. Elaboração e recolhimento das guias de FGTS – GFIP e SEFIP

25. Obtenção de CRF – Certificado de Regularidade de Situação do FGTS perante à Caixa Econômica Federal

26. Conectividade social – inscrição e acompanhamento junto à Caixa Econômica Federal

27. Retenção e recolhimento de contribuições sindicais – patronal e dos empregados

28. PIS – cadastramento de novos funcionários

29. PIS – elaboração das guias e recolhimento

30. Emissão dos informes de rendimentos

31. Pesquisa cadastral dos funcionários – serviços terceirizados e cobrados à parte

32. Livro de inspeção trabalhista

33. Aquisição e controle de uniformes

34. Rescisões dos contratos de trabalho – planilha de cálculo, emissão de recibos e guias

35. Homologação das rescisões dos contratos no Sindicato de classe ou na DRT (reembolso de despesas objeto de cobrança em separado). 

36. RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (serviço especial que é cobrado em separado com base no Referencial de Serviços Especiais da AABIC). 

37. Recolhimento de Imposto de Renda retido na fonte dos funcionários.
38. DIRF – Declaração de Imposto de Renda retido na fonte (cobrado à parte com base no Referencial da AABIC). 

39. Controle dos seguros de vida – para suprir exigência da convenção coletiva de trabalho.

40. Aquisição e distribuição de cestas básicas – atendimento à convenção coletiva de trabalho.

41. Inscrição/renovação do Condomínio no PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador .

42. Vale alimentação/refeição.

43. Controle, aquisição e distribuição de vales transporte.

44. Convênio de assistência médica.

45. Convênio de assistência odontológica.

46. CIPA – Atendimento à NR-5.

47. EPI – Atendimento à NR-6.

48. PCMSO – Atendimento à NR-7 – serviço terceirizado e cobrado em separado..

49. PPRA – Atendimento à NR-9 – serviço terceirizado e cobrado em separado. 

50. PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário – serviço terceirizado e cobrado em separado 

51. LTCAT – Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho – serviço terceirizado e cobrado em separado.

GESTÃO FINANCEIRA

1. Elaboração e acompanhamento das previsões orçamentárias. 

2. Elaboração do quadro de rateio das despesas.

3. Emissão dos recibos/boletos bancários.

4. Controle dos pagamentos das cotas condominias – conferência das baixas relacionadas pelo Banco.

5. Cobrança administrativa de devedores – via carta e telefonemas.

6. Emissão de Declaração Negativa de Débitos Condominiais. 

7. Contas a pagar – controle dos vencimentos e emissão de cheques para a liquidação dos pagamentos. 

8. Quitação dos pagamentos no próprio caixa, via bancos ou on line.

9. Conciliação da conta bancária. 

10. Gestão tributária – cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e IRF.

11. Armazenamento de dados, inclusive controle da cumulatividade, para as informações anuais dos recolhimentos de PIS, COFINS e CSLL.

12. Prestação de contas mensais – contas ordinária, undo de reserva, fundo de obras, fundo de custeio do 13º salário, etc., com elaboração de demonstrativos de pagamentos de despesas e de recebimentos das cotas, dos devedores de cotas e balancete geral contendo a posição financeira do mês.

13. Confecção das pastas de prestação de contas mensais.

14. Controle da remessa e devolução das respectivas pastas.

15. Elaboração das respostas às dúvidas e comentários consignados pelo Corpo Diretivo nos Termos de Verificação de Contas que capeia a prestação de contas.

16. Elaboração de balancetes anuais para apresentação na Assembléia Geral Ordinária.

17. Disponibilização dos balancetes e demais demonstrativos financeiros na INTERNET. 

18. Gestão dos contratos coletivos de TV por assinatura – conferência das faturas, cobrança e controles das baixas.

19. Gestão da conta corrente bancária exclusiva do Condomínio.

20. Acompanhamento dos investimentos feitos pelo Condomínio no mercado financeiro. 

21. Obtenção de Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais.

GESTÃO DE ASSUNTOS JURÍDICOS

1. Atualização permanente da legislação que envolve a administração de Condomínios

2. Consultoria tributária, fiscal e trabalhista.

3. Emissão de notificações extra-judiciais e judiciais – serviço cobrado em separado.

4. Assessoria na alteração da Convenção de Condomínio – cobrado à parte. 

5. Assessoria na elaboração de Regimentos Internos.

6. Assessoria na assinatura de contratos de prestação de serviços, de terceirização, de locação de espaços, etc..

7. Ações e acompanhamento da cobrança judicial dos devedores de cotas – serviço cobrado em separado.

8. Emissão de relatórios periódicos abrangendo o andamento das ações.

9. Acompanhamento das ações trabalhistas, cíveis e tributárias – serviço cobrado em separado.

10. Acompanhamento das ações propostas em Juizados Especiais – serviço cobrado em separado